Как списать маркированный товар

Списание маркированного товара - это процедура вывода товара из оборота, после которой им нельзя торговать. Это необходимо, если товар испорчен, просрочен, утерян или используется для собственных нужд. Процедура зависит от того, какая у вас система учета и есть ли у вас доступ к электронному документообороту (ЭДО). Вот пошаговая инструкция.

Вы можете создать интернет магазин за 1 вечер. Просто выберите готовый шаблон интернет магазина и установите его. Останется только наполнить его своими товарами.

Определение основания для списания

Прежде чем приступать к процедуре, необходимо четко определить, по какой причине товар выбывает из оборота, так как от этого зависит выбор соответствующего кода причины. В системе «Честный ЗНАК» предусмотрены различные коды для таких ситуаций, как порча или бой товара, его утрата в результате хищения, использование продукции для собственных нужд компании или истечение срока годности.

Например, если вы обнаружили испорченную упаковку, следует использовать код 5015, а в случае, когда товар был украден, применяется код 5014. Важно не путать эти коды, чтобы у проверяющих органов не возникло вопросов к отчетности. Правильный выбор основания на этом этапе закладывает фундамент для корректного оформления всех последующих документов. Код причины выбирается в зависимости от ситуации:

• Потеря / хищение / кража (5014) - если товар украден или утерян.
• Порча / брак (5015) - если товар испорчен (бой, истек срок годности).
• Использование на собственные нужды (5016) - если вы использовали товар для себя (например, вода для сотрудников).
• Истечение срока годности (5026) - отдельный код для просрочки.
• Безвозмездная передача (5034) - отдали даром.
• Конфискация / изъятие (5017) - если товар изъяли органы.

Ситуация (Основание)	Код причины в «Честном ЗНАКЕ»	Примечание
Истечение срока годности	5026	Используется только для просрочки.
Порча, бой, брак	5015	Для товаров, утративших товарный вид.
Хищение, кража, потеря	5014	Требуется наличие подтверждающих документов (справка из полиции).
Использование на собственные нужды	5016	Например, вода для кулера в офисе.
Безвозмездная передача	5034	Если отдали товар бесплатно (не продажа).
Конфискация или изъятие	5017	По требованию госорганов.

 

Отражение списания в товароучетной системе

После того как причина определена, необходимо зафиксировать факт выбытия товара в вашей внутренней учетной программе, будь то 1С, Эвотор или облачный сервис. Для этого создается специальный документ, который обычно называется «Списание товаров», где указывается склад, с которого происходит выбытие, и перечень позиций.

Программа позволяет добавить товар как вручную, так и с помощью сканера штрихкодов, что особенно удобно при большом количестве позиций. В этом документе обязательно нужно выбрать причину, которую вы определили на первом шаге, чтобы учет был точным и прозрачным. После заполнения всех данных документ проводится, тем самым уменьшая количество товара на вашем остатке во внутренней системе. Это действие является основой для последующей передачи информации в государственную систему.

1. Создайте документ «Списание товаров».
2. Выберите склад, с которого списываете.
3. Добавьте товар (по штрихкоду или вручную).
4. Укажите количество и причину списания.
5. Проведите документ.

Передача данных о списании в систему «Честный ЗНАК»

Самым ответственным моментом является передача сведений о выбытии товара непосредственно в государственную систему мониторинга «Честный ЗНАК». Ваша учетная программа или кассовое программное обеспечение должно сформировать и отправить уведомление, чтобы коды маркировки были погашены в общероссийской базе данных.

Для небольших партий, например, при списании просрочки в конце рабочего дня, удобно использовать онлайн-кассу, которая формирует чек коррекции и автоматически транслирует данные через ОФД. Если же речь идет о массовом списании на складе, например, целой партии испорченного товара, то лучше воспользоваться товароучетной системой, где можно загрузить список кодов и отправить их пакетом через ЭДО.

Важно убедиться, что уведомление получено и обработано сервером «Честного ЗНАКа», о чем программа обычно выдает соответствующий отчет. Только после этого подтверждения процедуру списания можно считать успешно завершенной с точки зрения государства. Ваша программа (касса или УС) должна отправить уведомление о выбытии. Есть два основных способа:

Через кассу (онлайн-режим)

• Подходит для суточного списания (например, продажа просрочки в конце дня).

1. На кассе выберите режим «Списание товара».
2. Отсканируйте код маркировки.
3. Касса сформирует чек коррекции или чек с признаком «Возврат/Списание» (зависит от модели кассы и настроек). Чек уйдет в ФНС, а данные о выбытии автоматически уйдут в «Честный ЗНАК» через ОФД.

Через товароучетную систему

• Подходит для массового списания или если товар не пробивается через кассу (например, бой на складе).

1. В программе (1С, Эвотор.Смарт, МойСклад и др.) найдите раздел работы с маркировкой.
2. Создайте документ «Вывод из оборота» (название может отличаться).
3. Выберите тип операции («Списание по причине...»).
4. Укажите причину из списка (см. Шаг 1).
5. Добавьте коды маркировки (можно отсканировать по одному или загрузить список из Excel).
6. Отправьте документ в «Честный ЗНАК». Программа обменяется данными с сервером напрямую или через оператора ЭДО.

Уничтожение кода маркировки

Физическое уничтожение кода маркировки - это завершающий этап, который производится только после того, как информация о списании ушла в систему. Как только данные приняты «Честным ЗНАКом», код становится недействительным, и его можно удалить с упаковки, вырезав ножницами или иным способом, чтобы исключить возможность повторного использования.

Крайне важно соблюсти последовательность: сначала электронное списание, потом физическое уничтожение. Если вы выбросите товар вместе с кодом до отправки данных, в системе повиснут «мертвые души» - товар, которого нет, но который числится на балансе. Исправить такую ситуацию потом бывает очень сложно, так как для списания потребуется сам код, которого уже не существует.

• Если товар физически уничтожается (просрочка выкидывается), код можно вырезать из упаковки и утилизировать.
• Важно: Не выбрасывайте упаковку с кодом до того, как данные ушли в систему. Иначе возникнут излишки в системе, которые вы не сможете продать, но и списать уже не сможете, так как кода нет.

Что будет, если не списать товар

Если пренебречь процедурой списания и просто выкинуть испорченный или просроченный товар, в системе «Честный ЗНАК» он продолжит числиться за вашей компанией. Это создаст расхождение между реальным количеством товара на складе и данными в государственной информационной системе. При проведении налоговой проверки такие расхождения будут расценены как нарушение правил учета товаров, подлежащих обязательной маркировке.

За подобные нарушения законодательством предусмотрены значительные штрафы, которые могут нанести серьезный урон бюджету организации. Кроме того, несписанные коды могут стать причиной блокировки операций в системе ЭДО, что парализует дальнейшую работу с маркированной продукцией.

В случае обычной продажи товара с истекшим сроком годности через кассу, процедура происходит максимально просто: вы сканируете код, пробиваете чек, и система автоматически списывает этот экземпляр как проданный. Если же товар разбился в торговом зале, вам нужно собрать все уцелевшие коды с осколков, войти в режим списания на кассе и отсканировать их, оформив чек коррекции на выбытие.

Для масштабного списания, например, целой партии просрочки на складе, экономически нецелесообразно сканировать каждую единицу на кассе, поэтому здесь используется товароучетная система, в которую загружается файл со списком всех кодов для отправки пакетного уведомления о выбытии. Коротко для разных ситуаций:

• Продажа просрочки через кассу: Просто сканируете код, касса пробивает чек - система автоматически списывает товар (выбытие через продажу).
• Бой в зале: Соберите коды, зайдите в меню кассы (режим списания), отсканируйте их, пробейте чек списания.
• Списание 100 пачек просрочки на складе: Загрузите список кодов в Excel в вашу программу (1С, МойСклад) и отправьте пакетное уведомление о выбытии.

Вывод

Списание маркированного товара - это обязательная двухэтапная процедура, включающая отражение операции в собственной учетной системе и обязательную передачу данных в «Честный ЗНАК». Пренебрежение этим процессом или нарушение последовательности действий ведет к расхождениям в остатках и влечет за собой серьезные штрафные санкции. Соблюдение установленного порядка гарантирует чистоту учета и позволяет избежать претензий со стороны контролирующих органов.